Savoir gérer et déléguer

Plusieurs conseils d’administration confient l’exécution des diverses tâches à un propriétaire ou occupant dans le but de sauver des coûts, par exemple pour la présélection, le choix, l’encadrement et la supervision qui s’appliquent à tout fournisseur. Ils ne peuvent cependant pas le faire sans avoir préalablement évalué et établi les besoins du syndicat.

La fonction du conseil d’administration est de livrer une gestion globale. C’est-à-dire, de s’assurer que toutes les tâches requises au bon fonctionnement du syndicat sont exécutées. Pour y arriver, des connaissances minimales sont nécessaires en termes de planification, laquelle passe par une saine gestion des ressources humaines et des coûts. Aussi, il peut être profitable de bénéficier d'un accompagnement

L'exercice commence par l'établissement d'un plan stratégique qui inclut la liste, et la description, de toutes les tâches devant être effectuées. Ici, il faut se baser sur la déclaration de copropriété, recenser les tâches déjà accomplies (internes ou externes), étudier le plan de gestion de l’actif (carnet d’entretien et prévision budgétaire) et s'inspirer de tout autre document ou fait pertinent.

À l’aide de ces documents et du bilan qui s'en est dégagé, il faut ensuite établir le profil de compétences du prestataire: les exigences, les compétences, les responsabilités ainsi que les résultats voulus.

Par exemple, l’embauche d’un déneigeur peut exiger une validation de licence auprès de la municipalité, et un horaire de déneigement précis sera peut-être souhaité (par exemple, avant 7h et avant 17h) et/ou l’inclusion d’abrasif et/ou l’inclusion de pelletage, etc. Les tâches financières à confier pourraient exiger des dépôts et/ou un rapport par période et/ou la participation à l’assemblée annuelle, etc. Mais, au-delà des particularismes de mise en œuvre de la délégation, certaines exigences obligatoires de base sont nécessaires comme les connaissances et expériences en comptabilité générale mais aussi une connaissance minimale des spécificités des aspects financiers des copropriétés pour tenir compte de la répartition des charges par quotes-parts par exemple.

Toutes les délégations ne demandent donc pas le même travail de préparation et de recherche, ni le même degré de précisions quant à la mise en oeuvre des tâches confiées.

Bien qu’un contrat puisse être verbal, il est toujours préférable pour un syndicat d’opter pour un contrat écrit (voir tableau ci-après), afin de s'assurer notamment du respect de toutes les principales clauses, des inclusions et du lien d’affaires. Afin d’éviter les mésententes, assurez-vous que celui-ci soit le plus complet possible. Si votre fournisseur ou employé refuse de le signer (bénévole ou non), le conseil d’administration devrait se poser des questions!

Même si vous faites confiance à la personne ou au fournisseur, que vous avez bien sûr choisi avec prudence et diligence, par précaution, l’évaluation et la supervision devraient toujours être effectuées sur une base régulière. Même si le mandat a commencé sur de bonnes bases, à partir d'une communication claire et précise de vos attentes, la supervision permettra d’ajuster au fur et à mesure (s’il y a lieu) et ainsi, permettre d’en avoir pour l’argent investi. Pas disponible pour être sur place? La délégation est une solution!

Comment évaluer? À partir de la description des tâches indiquées dans le contrat, développer un formulaire de supervision peut être judicieux. Une copie sera remise au fournisseur ou à l'employé concerné.

En conclusion, bien que chaque copropriété ait des besoins qui lui sont spécifiques, les besoins et les tâches incontournables d’une gestion globale demeurent tous les mêmes. Il revient au C.A. d’établir les tâches, les priorités et les budgets afin de permettre de sélectionner et superviser les bonnes ressources pour le syndicat et le C.A., et pour la copropriété.

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Francis Joannette, B. Gest., Adm.A., Pl. Fin. 

Solutions Gestion Joannette 

Propriétaire, formateur et accompagnateur en Gestion de copropriété