Le saviez-vous, les finances relève de l'art?

Un des principaux défis du conseil d’administration est de comprendre les objectifs, les besoins et les priorités de sa copropriété lors de l’établissement du budget. L’administrateur agréé peut être un allié pour vous aider à mieux comprendre et à établir un budget prévisionnel.

L’une des tâches pouvant être déléguées à un gestionnaire consiste à faire des projections pour ses clients en se basant sur leurs réalités et qui incluent les diverses lois et normes en vigueur. Que ce soit pour illustrer le budget prévisionnel de l’exercice en cours et ses diverses réserves pour inspections ou travaux périodiques ou l’accumulation des sommes qui seront nécessaires pour les réparations majeurs et le coût de remplacement des parties communes.

Pour parvenir à faire les meilleures recommandations possibles, une fois la première étape réalisée qui consiste à identifier les divers besoins, le gestionnaire professionnel devra s’appuyer sur diverses soumissions, normes et hypothèses de projections afin d’établir l’estimé des dépenses, selon leurs disponibilités.

Parmi celle-ci, notons que le carnet d’entretien et son étude de fonds de prévoyance normalement réalisé par une entreprise spécialisé demeurent l’outil par excellence afin de planifier et budgéter les sommes qui seront nécessaires à l’entretien, au remplacement et aux réparations majeures des parties communes. Fait intéressant, puisque ce rapport décrit l’état des parties communes, de plus en plus d’acheteur potentiel « souhaite » l’obtenir!

Rappelons ici que pour obtenir un meilleur rendement, avec ou sans étude de fonds de prévoyance, divers entretiens « préventifs » devront être prévus et réalisés pour éviter notamment le vieillissement prématuré.

Parmi les autres dépenses à tenir compte, il sera important d’obtenir et d’évaluer les soumissions pour les travaux retenus ainsi que de tenir compte du taux d’indexation des divers fournisseurs lors de leur renouvellement. À défaut d’obtenir ceux-ci à cette période de l’année, il nous faudra établir une hypothèse basée sur l’industrie et l’historique.

Tel qu’il apparaît dans la Loi 122, sauf dans le cas d’exception, il est également important de rappeler que pour la sécurité de ses occupants et des tiers, le budget d’une copropriété doit inclure les dépenses nécessaires pour les diverses inspections périodiques et maintien des installations selon les normes en vigueur.

Bien qu’il existe divers sources de revenu potentiel, les revenus pour payer les dépenses proviennent principalement de 3 fonds, soit : les contributions courantes, le fonds de prévoyance et au besoin, de cotisation extraordinaire.

Encore aujourd’hui, en plus de ne pas y cotiser suffisamment, plusieurs copropriétés croient à tort que l’utilisation du fonds de prévoyance ressemble à un fonds d’urgence, en d’autre mot qu’il peut être utilisé pour tout travaux, tout imprévu, voir toute dépense, même à l’achat de sel déglaçant pour l’hiver. Pourtant, les sommes qu’on y accumule ne devraient servir que pour des réparations majeures et pour le remplacement des parties communes, tel qu’il apparait à l’article 1071 du Code civil du Québec.

En plus d’y retrouver les dépenses usuelles, soit normale et annuelle, les contributions courantes de chaque budget doivent également inclurent d’autres fonds, dont les sommes pour l’accumulation de réserves pour des travaux prévus mais non majeur, l’inspection des systèmes, la réévaluation de la valeur à neuf et tenir compte d’une somme pour des menus articles et travaux, tel que le remplacement d’une ampoule.

Lorsque des travaux majeurs mais non prévus doivent être effectués rapidement, afin d’établir la cotisation extraordinaire nécessaire, le conseil d’administration doit décider si l’utilisation de somme en provenance du fonds de prévoyance sera ou non utilisé. Par l’affirmative, les sommes déduites tiendront idéalement compte de l’estimé de la durée de vie utile des matériaux à remplacer et ce fera donc au prorata de celui-ci. (Ex. : Si l’on doit remplacer une toiture qui a 10 ans d’âge mais que l’accumulation était estimée sur 20 ans de vie utile, seul la somme équivalente à 50% du coût de remplacement devrait être pris dans le fonds de prévoyance).

Ces dernières années, plusieurs copropriétés se sont démarqués par l’absence de poste budgétaire concernant l’entretien préventif nécessaire à la conservation de l’immeuble ainsi qu’en repoussant la création d’estimé pour déterminer les cotisations nécessaires au fonds de prévoyance. Malheureusement, en plus de réaliser que leurs frais étaient sous-évalués, les copropriétaires actuels devront déboursés de leurs épargnes personnelles pour les travaux majeurs et de remplacement, incluant en tout ou en partie pour ceux qui auraient pu être évités.

Enfin, il est important de rappeler que bien que le conseil d’administration a l’obligation de fixer annuellement la contribution aux charges courantes et au fonds de prévoyance, celui-ci détient également le pouvoir d’engager un gérant ou tout professionnel pour l’aider dans son administration courante.